管理会社任せにしない!「決算書・予算案」をチェックして「不正発見・コスト削減」につなげる

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コーポラティブハウス管理組合の定期総会において「決算報告」と「予算案」を報告するのは理事会の業務です。管理会社に「会計業務」を委託する場合には決算書類は管理会社が作成をしてくれるため、理事会の業務はチェック作業が中心となります。同様に「予算案」も管理会社が下書きを作成してくれますが、予算は管理組合の大切な資金の使い道に関わることですので、管理会社任せにしないで理事会で内容について十分に確認をすることが重要です。この過程の中で「不正な支出」の発見や「管理コスト」の見直しにつながります。

定期総会前に「決算書」と「予算案」を作成

コーポラティブハウスの定期総会前に「決算書」と「予算案」を作成定期総会前の総会資料作成の段階で、必要となるのが「今期の決算」の確認と「来期の予算案」の作成です。

「理事長」や「会計担当理事」が中心となって「今期の決算書」と「来期の予算案」を作成した上で、監事がそれを適正であるか監査する必要があります。

管理会社が会計をおこなっている場合には、こうした書類の下書きは管理会社が作成しますが、内容については理事会で十分に確認を行いましょう。

1.決算書の作成

定期総会での決算報告では、管理組合の今期の会計を決算書類にまとめて住民の皆さんに分かりやすく示す必要があります。

「貸借対照表」や「収支計算書」などの書類と、管理組合の口座の「預金残高証明書」のコピーを添付するようにしましょう。

また決算書類の「収支計算書」には前回の総会で承認された「予算」と「今期の決算」の差額を記載して、「予算」と「実績」に差がある場合にはなぜそうなったかについて説明を加えると親切です。

2.予算案の作成

今期の実績をベースに次年度の予算額を各項目ごとに定めていきます。

この段階で単に「今期の実績」そのままを予算にするのではなく、管理コストで減額できる項目がないか検討しましょう。

しかし管理組合の予算で重要なことは「利益を出すことが目的」ではないことです。コスト削減を意識しすぎるあまりに管理の質が低下しないように気をつけながら予算を立てていきましょう。

まとめ

理事会が「決算書」「予算案」をチェックまとめ理事会の重要な業務の中に「今期の決算書」と「来期の予算案」の作成があげられます。

「決算書」や「予算案」を理事会の中でしっかりと検討する過程の中で、会計上の「誤り」や「横領」といった事件事故を防ぐことにもつながります。

また、管理組合が資金面で問題がないかを確認する良い機会にもなります。

1年間の収支で「管理費」がマイナスになるようでは長期的に見て「管理費」や「修繕積立金」が不足するのは目に見えています。

状況によっては「管理費」や「修繕積立金」の値上げについても、今後の課題として次期の理事会に引き継ぐ必要があるでしょう。

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コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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