急に理事の一人が転居するになったけど「臨時総会」を開催して新理事を補充しないとダメ?

コーポラティブハウスで「臨時総会」を開催して新理事を補充 維持/管理
コーポラティブハウス管理組合の「理事」は総会で選任する決まりになっています。理事の人数の少ないコーポラティブハウスで、理事の一人が急に転居することになって人員の補充を次の定期総会まで待っていたら管理組合の運営に支障が出るのは目に見えています。臨時総会を急遽開催することで、新たな理事を選任することはできますが住民の皆さんも忙しいので、わざわざ集まっていただくのもなかなか難しいものです。そこで、理事が急に足りなくなった場合の補充方法を、事前に管理規約に定めることで総会以外でも理事を選任することが可能となるので、管理規約の改正を検討してはいかがでしょうか。

基本は、総会で理事を選任する

管理組合の総会には「定期総会」と「臨時総会」があります。

「定期総会」は区分所有法により年に一度は開催することが義務付けられていますが、この定期総会では「役員の選任」の他、決算報告や事業報告、次期の予算などが主な議題となります。

一方で、臨時総会では「理事が足りなくなった場合の新理事の選任」や「設備の補修」など、緊急に行わなければならない場合にその都度開催をするものです。
コーポラティブハウスの理事は総会で選任する

管理規約を変更するば総会以外でも理事を選任できる

「特別決議事項」など一部の決議事項以外は、管理規約を変更することで総会の決議ではなく「理事会で決定」することや「書面で決定」できるように変更することができます。

管理規約の変更例

  • 「役員に欠員が出た場合」、書面で組合員の過半数の合意を得た組合員を役員に選任できる
  • 「役員に欠員が出た場合」、理事会の決議を以って別の組合員を役員に選任できる

例えば、上の例のように管理規約に定めることにより、理事が突然転居していなくなった場合にも「新理事の選任」を「書面」で行うことが可能になる他、「理事会で決議ができる」とすれば臨時総会を開催することなく新理事を補充することが可能となります。

まとめ

小規模なコーポラティブハウスのように世帯数が少ない場合には、理事の人数もそれに比例して少ないため、理事の1人が抜けてしまうと管理組合の運営に多大な悪影響を及ぼしかねません。

また、コーポラティブハウスに暮らす方は、不規則な仕事に就かれている方も多く総会を開催しても出席者を集めることは簡単ではありません。

こうしたことを考えれば、事前に管理規約に「理事に欠員が生じた場合」の手続きを記載しておくことでスムーズに新理事を補充することが可能となるでしょう。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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