最終的に管理会社の変更には総会での決議が必要
実際に「現行」の管理会社から「新しい」管理会社に変更するためには最終的に総会での「普通決議」が必要となります。
したがって総会で住民から反対意見が出ないように、理事会での検討内容を適宜住民に情報共有をしながら、また「アンケートの配布」や「説明会を開く」などして住民の意見を十分に取り入れるならが進めていきましょう。
まずは理事会での話し合いからスタート
管理会社の変更は理事会での話し合いからスタートします。理事会で管理会社の変更の方針が固まったら、「議事録」や「広報誌」で住民に対して管理会社の変更を検討していることをお知らせするようにします。
そして現行の管理会社との管理委託契約書を確認して「解約に必要な手続き」を確認するのと、並行して「新しい管理会社」の選定作業を開始しましょう。
新しい管理会社候補を複数さがす
新しい管理会社の選定にあたっては、マンション管理士等の専門家のサポートを受けておこなうことが望ましいですが、住民だけで行う場合には「インターネット」などで探した、何社かを候補に上げてそれぞれ見積もりを依頼します。
「金額だけ」で判断することは難しいので、最終的には候補の管理会社を複数集めて、プレゼン会を開催して住民による投票で新しい管理会社を決めるのが一般的なやり方です。
こうした見積もりの依頼の前には、今の管理業務の内容で十分であるかアンケートなどで住民の意見を吸い上げて、不十分である場合には、管理仕様に改善内容を盛り込んだ上で、「同一の条件」で複数の管理会社から見積もりを取るようにしましょう。
管理会社変更のフロー例
- 理事会で管理会社変更の方針を決定
- 住民に理事会の方針をお知らせ
- 住民説明会の開催
- 現行の管理内容の見直し
- 管理業務仕様書の作成
- 複数の管理会社から相見積もりを取得
- 新管理会社候補によるプレゼン会の開催
- 総会での承認
まとめ
コーポラティブハウスの住民が管理会社に求めることは「管理の質」と「コスト」のバランスでしょう。
どちらに比重を置くかは管理組合ごとに異なってきますので、管理会社の変更にあたっては事前に住民同士の話し合いで確認をしておく必要があります。
管理会社を「毎月支払う金額」だけで選んだ場合には、月々の支払いは減ったけど「管理の質は下がる」「修繕の見積もりは高い」といった残念なことになりかねません。
管理業務は不透明な部分が多いためなかなか「良い」管理会社、「悪い」管理会社の見極めは困難ではありますが、管理会社の「費用」だけではなくて、インターネットなどで調査した会社の「評判」や担当者の「熱意」などを総合的に判断していくことが重要となります。
