コーポラティブハウスの管理組合が「管理会社を選ぶ」ときに最低限必要なチェックポイント

コーポラティブハウスの管理組合が「管理会社を選ぶ」ときに最低限必要なチェックポイント 維持/管理
基本的にはコーポラティブハウスの建物の管理をおこなうのは管理組合の仕事ですが、実際の「管理の質」は管理業務を委託する「管理会社」の能力に大きく左右されるのが現実です。良い管理会社に管理を委託すれば、たとえ住民がある程度無関心であっても、最低限の「管理の質」は保証されます。一方でレベルの低い管理会社に業務を委託すれば、管理会社への不満が募るばかりで一向に管理組合運営は進歩しません。コーポラティブハウスにとって、どんな管理会社が「良いか悪いか」は一概に言うことはできません。同じ管理会社であってもフロントマン(物件担当)次第で管理組合の満足度は大きく異なってくるからです。しかし管理会社のレベルを査定するには共通する最低限のチェックポイントがあるので、ここではそのチェックすべきポイントについて考えていきます。

コーポラティブハウスが管理会社を選ぶときに押さえておくべき基本事項

コーポラティブハウスが管理会社を選ぶ場合の基本事項コーポラティブハウス管理組合が業務を委託する管理業者は正式には「マンション管理業者」と呼ばれていいます。

マンション管理業者とは国土交通省に「マンション管理適正化法」に基づいて登録している会社のことです。

2001年に「マンション管理適正化法」が施行される以前には、マンション管理をこなう業者に対しての法規制はなく管理会社による様々な不正行為などが横行しました。

そのため国土交通省が同法を定め、管理業者に一定の制限を設けることとなりました。現在では、「マンション管理業者」として登録していないような「管理会社」は管理業務を任せる対象外ですので、管理組合が管理会社を選択する場合には、マンション管理業の登録が行われているか確認をおこなうことは最低限必要です。

以下にその他の基本的なチェックポイントについて記載します。

管理会社選択のポイント1/管理業務主任者の数

マンション管理業を営むには、国家資格である管理業務主任者の設置が法律で義務付けられています。管理組合と管理会社が締結する「管理委託契約書」の重要事項説明をするのがこうした管理業務主任者の仕事のひとつです。

一般的には、管理会社のフロントマンであれば管理業務主任者資格の取得が求められますが、担当者の中にはこうした資格を持っていない方もいます。有資格者だからといって優秀な人材とは限りませんが最低限の知識を有する証として「管理業務主任者」資格を有する社員が多い管理会社の方が安心ができるでしょう。

コーポラティブハウス管理組合が検討するような、ごく小規模の管理会社では「管理業務主任者が一人しかいない」場合などがありますが、その場合には、資格をもった社員が退職すると管理業を続けられないといった事態になりかねないため、ある程度の人数の管理業務者が在籍する管理会社の方が信頼がおけるでしょう。

管理会社選択のポイント2/管理会社の実績

管理会社のこれまでの「沿革」や「実績」は管理会社を選択する上で、重要な判断材料のひとつです。管理業務にはあらゆる事態が想定されるため数多くの物件を受託しているということは、それだけ経験が豊富で対応力が優れている証拠になります。

また管理会社は長年にわたって管理組合をサポートする必要があるため、歴史の長い会社はそれだけ経営に安定性があるということですので、長年会社を維持してきたという事実は、将来の継続性についての安心材料となるでしょう。

管理会社選択のポイント3/管理会社の社内体制

管理業にかかわらず、顧客満足度はサービスを提供する会社の社員の能力と比例します。管理会社のフロントマンの雇用には「正社員」や「契約社員」その他「派遣」など様々な形態がありますが、一般論からすれば「正社員」である方が安心はできるでしょう。

また大手の管理会社であれば、フロントマンを育てる余裕があるため各種の「研修制度」や社内の 「ITシステム」などの体制がしっかりしている傾向があります。そしてフロントマンのバックアップ体制が充実していることも重要です。

管理業は多岐に渡るためフロントマン一人の力では顧客(管理組合)にとって十分な仕事を行うことはできません。社内の「技術部」「会計部」「長期修繕計画を担当する部署」などの連携体制があってこそ、フロントマンが管理組合の窓口としての業務を集中しておこなうことができます。

管理会社選択のポイント4/フロントマンの担当物件数

物件担当者であるフロントマンがどのくらいの数の物件を担当しているかというのは、業務の質を判断する一つの目安となります。

管理会社のコストの大部分は人件費が占めますので「フロントマンの数を減らす」「フロントマン一人当たりの担当物件を増やす」ことで管理会社は利益を上げることが可能です。

しかし一人のフロントマンが担当できる管理組合の数は現実的には10物件程度ですので、それを超える担当物件を持つとなると業務の質は下がってきます。従ってフロントマンの一人当たりの担当物件数が少ない方が、管理の質は高いと言えるでしょう。

管理会社選択のポイント5/管理業務の仕様書

「管理組合」と「管理会社」が締結する管理委託契約書をチェックすることは当然のことです。しかし昨今では国土交通省が公表している「マンション標準管理委託契約書」を使用するケースが増え、契約書の内容に各社での差が少なくなってきました。

そこでチェックしたいのが各管理会社が用意する「業務仕様書」です。業務仕様書の中には管理業務を社内でどのような手順で、どのような体制で行うのか詳細にまとめられています。

仕様書を社内で作成しており、それを管理組合に対しても開示できるということは信頼性の面でポイントが高いといえるでしょう。管理会社によっては、こうした仕様書を作成していない、あっても管理組合に開示できないど、管理会社各社の能力の差が出てくる部分です。

まとめ

コーポラティブハウスが管理会社を選ぶ場合に必要なチェックポイントコーポラティブハウス管理組合にとっての管理会社選びは悩ましい問題のひとつです。なぜかと言えば管理会社にとってコーポラティブハウスは規模も小さいことから決して良い顧客とは言えないからです。

ですから管理組合が見積りの提出を依頼しても断ってくる大手の管理会社も出てきます。

必然的に小規模の管理会社をから選択することになるケースが多いのですが、家族経営のような管理会社の場合には担当者の十分なバックアップ体制もなく、あくまで「清掃」や「点検」の延長といったサポートしか受けられない場合があります。

「分譲マンション」や「コーポラティブハウス」のような区分所有建物には「管理組合」や「理事会」「総会」といった特別な運営方法があり、こうしたノウハウを十分に保った管理会社でないと住民とって満足のいく結果とはいかないでしょう。

従って値段だけで管理会社を選ぶのでなく、これまでの実績や信頼性などにも重きを置いて、管理会社を選定する必要があるでしょう。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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