定例理事会の開催
定例の理事会では、管理会社の担当者がいる場合には、まず「月次報告書」に沿って報告が行われます。
ここで特に重要になるのが「管理費」や「修繕積立金」の滞納者の把握です。長期の滞納者を出さないためには、滞納が始まった初期に何らかのアクションを「管理会社」や「理事会」から起こすことが重要だからです。
また、管理組合の口座から不自然な支出はないか確認を行い、不明な点があれば管理会社の担当者に納得がいくまで説明をもとめめましょう。
理事会の事前準備
理事会の開催前の準備段階で重要なことは、出来る限り事前に理事会資料の配布を行って理事会当日はスムーズに審議が進められるようにすることです。
管理会社に業務を委託している場合には、理事会開催の前に事前に理事会資料をメールなどで配布するように要望を伝えましょう。
理事以外の住民の理事会の参加
管理組合によっては、理事以外の住民も理事会への参加を認めているケースもあります。
この場合には掲示板などで「理事会開催のお知らせ」を周知しえ管理組合運営に関心のある人が理事会に参加することを促します。こうすることで、理事会の透明性が増し管理組合の運営に有益にはたらくでしょう。
ただし、理事への不満を言いたいだけのクレーマーが参加することも考えられますので、理事会で条件によって参加を拒否することができるルールを事前に定めた方が望ましいでしょう。
クレームには迅速に対応する
理事会には住民からの「不満」や「クレーム」が寄せられることも数多くあります。こうした不満を爆発させないためにはなるべく早く対応することが大切です
また、必要に応じてその住民に理事会への参加を促して直接話を聞くことも良い方法です。理事会だけで解決できない案件は臨時総会などを通して全ての区分所有者の判断に委ねるようにしましょう。
まとめ
理事会は管理組合の代表としてコーポラティブハウスの管理の責任を負う立場です。内容の濃い理事会を開催することで管理組合の運営を適正化することができます。
理事会での審議の内容は常に住民と情報を共有して透明性のある運営をしていきましょう。
また、コーポラティブハウスに暮らす住民の「意見」や「不満」を吸い上げるために、定期的にアンケート調査を実施する方法を検討してはいかがでしょうか。
