総会の議案書の事前準備
総会の議案書には、総会に出席できない方が見ても内容が把握できるように丁寧に説明を記載する必要があります。
総会は、議案書に沿って進められるわけですから進行役の理事長が言葉に詰まらないようにできる限り詳しく、住民が理解できるように「分かりやすく」記載しなくてはなりません。
配布の前には内容に「漏れ」や「誤り」がないか、「誤字脱字」「総会の日時」に間違いがないか理事全員で最終チェックをおこなうようにしましょう。
議案書の内容以外は決議できない
原則として議案書の内容以外のことを、総会の場で「決議」することはできません。
管理組合によっては、総会の中で住民から上がった要望をその場で決議してしまう場合があります。しかし、これは原則としては認められていません。
特に重要な案件についてはこうした運用をしてしまうと後々「トラブル」につながることも考えられるので避けなければなりません。
管理会社に委託している場合
管理会社に業務を委託している場合には、管理会社の担当者が総会の議案書の下書きを作成することが多いでしょう。
管理組合によってはこの議案書のまま配布してしまうことがありますが、し議案書の中身については理事会でしっかりと確認をすることが重要です。
当然、管理会社がつくった「議案書」には管理会社にとって不都合な内容は盛り込まれていませんので、理事会で内容の確認をして、必要があれば管理会社に加筆・訂正を求めましょう。
開催日の2週間前に配布
総会開催の案内は「管理規約」で総会開催の「2週間前」までと定められているコーポラティブハウスがほとんどです。
まれに「一週間前」までとなっている管理組合もありますが、住民が資料を判断するための時間が必要ですので、やはり2週間前には配布をしておきたいところです。
また資料の郵送と併用して建物内の掲示板など見やすい場所に掲示することも必要となりますが、掲示板がないコーポラティブハウスの場合には、メールで案内を配布するなどの方法も検討しましょう。
総会の議案書には「議決権行使書」や「委任状」「出席状」などを一緒に配布することが多いですが、これには必ず「提出期限」を設けておき、提出がない方については督促を行うなどして、少しでも総会の出席者が増えるような努力をしましょう。
まとめ
特に年に一度の定期総会の場合には、議案も多いため準備にはそれなりの時間を要します。したがって遅くても、総会開催の３ヶ月前から総会資料の作成に取り掛からなくてはなりません。
管理会社に業務を委託している場合には、管理会社の担当者の力量にもかかってきますが、あまりにも総会資料の作成が遅い場合には管理会社に改善を促し、それでも改善されない場合には管理会社の変更を検討することもやむを得ません。
それぐらい、管理組合にとっての総会の役割は重要であるということです。
中身の濃い総会の議案書をつくっている管理組合はそれだけ、管理組合の運営がうまくいっている一つの証明にもなります。
また、理事会が手間暇掛けて総会の資料を作成していることが住民に伝わると、理事以外の住民も管理について興味を抱いてくれるようになるでしょう。
