総会の出席者が3割しかいない問題
「マンション」や「コーポラティブハウス」などの集合住宅の法律である「区分所有法」では総会の開催に必要な最低限の出席者数の決まりは設けていません。
実際には管理規約の記載により「委任状」や「議決権行使書」を含めて議決権総数の「5割以上」が出席していれば総会は成立します。
従って、総会の会場に足を運ぶ出席人数がたとえ「２、3割以下」であっても総会は有効ということになって、事前に「議決権行使書」や「委任状」により、総会開催の前には、ほとんどの場合結果はすでに判明しているといったことになってしまいます。
「委任状」と「議決権行使書」の（役割・注意）すべきこと
「委任状」は総会に出席できない方が第三者を通じて議決権を行使するものです。
管理組合が用意した「委任状」の中には議決権を委任する相手を理事長と限定しているものがあります。この場合には理事長の意思ですべては決まってしまいますので「理事長の負担も大きく」、また一人の意志で決定してしまうことは運営上も問題があるでしょう。
ですから委任状の「委任する相手」は他の管理組合員などを指名できるように「空欄」にしておくことが望ましいでしょう。
「議決権行使書」は出席できない本人が書面で議決権を行使するものです。議案ごとに賛成や反対の意思表示できるように「議決権行使」には、議案毎に「賛成」「反対」を〇できるように書面を作成しましょう。
まとめ
一生懸命、管理に取り組まれている理事などからよく質問されることして、「総会の開催前に既に結果」がわかるのはおかしいといった疑問です。
ルール上は「議決権行使書」や「委任状」も出席者に加えることができますので、実際の総会の出席者が少ないとこうした自体になってしまいます。
また、「実際に会場に足を運んだ方のみ」議決権を行使できるといったルールにしてしまうと、やむを得ない理由で会場まで来れない方にとっては不公平となってしまいます。
総会の会場に足を運びたくてもそれが困難な方もいるわけですから、「議決権行使書」や「委任状」を含めて参加者としてカウントする処置は致し方ない部分もあります。
管理組合の総会は管理組合を運営をする上で一番重要な集まりです。
住民全員がこうした意識を持つことも重要ですし、総会は「懇親会」などを兼ねて楽しめるイベントとすることで、少しでも出席者が増やす方法を検討することも必要でしょう。
総会を「楽しいイベント化」などを実現できる素地があるのが、コーポラティブハウスの魅力の一つといえると思います。
