新旧理事の交代時の対応
理事の交代の時期になったら、現理事は「輪番表」の順序を参考にして、新しい理事候補者に就任の依頼を行います。
前述の通り、喜んで理事を引き受けたがる方は少ないので、何らかの理由をつけて断ろうとする方も多いはず。
その場合には「管理組合のルール」を説明して説得するようにします。また、前理事が新理事を全力でバックアップすることを伝えて、経験の無い新理事の心理的な不安を取り去ることも重要なことです。
理事を断れた時のルールの制定
正当な理由もなく「ただ忙しいからやれない」という方が増えてくると管理組合の運営に支障をきたします。
そうならないためにも、使用細則等で事前に「理事を免除される条件」や「来年度が難しいのであればその翌年に就任する」などのルールを定めておきましょう。
「現理事」から「新理事」への引き継ぎの方法
「前理事」から「新理事」の引き継ぎは、新理事を選任した定期総会終了後に「現理事」と「新理事」を残し、引き継ぎ理事会を開催して行われます。
ここでは、「引継書」を用意して引き継ぎの漏れがないようにすることが重要となります。
次期理事に引き継がなくてはならない内容には、管理組合の「通帳」や「印鑑」、そして「保険証券」「帳簿」などの重要書類の他、これまで理事会で検討してきた継続案件についても忘れずに引継ぎをおこないます。
まとめ
コーポラティブハウスに限らず「輪番制」を採用している共同住宅では、理事が一年単位で全員入れ替わることで管理組合の業務の継続性にどうしても問題が生じがちです。
「引継書」などを準備して出来る限り引き継ぎの漏れが発生しないようにしても、管理業務は多岐に渡るためその全てを完全に引き継ぐことはなかなか難しいことです。
「輪番制」を採用した場合でも全員が一斉に１年単位で交代するのではなくて「任期を2年とし1年ごとに半数の理事を改選」する方法を採用するなどして、出来る限り業務の継続性を確保することが管理組合にとって重要なことです。
またマンション管理士等の外部の専門家を管理組合の顧問として長期間採用することで、管理組合業務の継続性を確保することが可能になります。
