管理規約を変更する場合は
管理規約の変更は、コーポラティブハウスに暮らす住民にとっては大きな影響をもたらします。従って理事会で管理規約の変更を検討する場合には「内容」や「経過」が住民に伝わるように理事会の議「事録の配布」や「広報誌」などで、住民に広報をしながら進めていくことが大切です。
また、ある程度の規模のコーポラティブハウスであれば理事会の下に管理規約変更の「専門委員会」などを設けてそこで検討しておいくのが望ましいでしょう。
管理規約変更のための具体的な手続き
管理規約の変更には最終的には総会での「特別決議」が必要です。「特別決議」とは『区分所有者の3/4以上』と『議決権の3/4以上』の賛成を得ることです。
また管理規約を変更・追記するにあたり、その変更内容が「特定の区分所有者の権利に特別な影響」を与える場合には、その方の承諾を得なければならないことになっています。
その特別な影響を受ける組合員側は、正当な理由がなければ管理規約の追記や変更に対して、拒否することはできないこととされています。
管理規約変更のフロー例
- 理事会で変更を検討する
- 広報誌や議事録で住民に周知する
- 必要に応じて専門委員会を立ち上げる
- 改正案がまとまったら説明会を開催する
- 総会の特別決議で改正案の承認を受ける
- 新しい管理規約を区分所有者全員に配布する
- 規約の原本を保管する
使用細則を変更する場合には「普通決議」でOK
使用細則を変更する場合には、総会の普通決議を得る必要があります。
普通決議の場合は「規約に別段の定めがない」場合には『区分所有者と議決権の過半数』の賛成を得る必要があります。
しかし、使用細則の変更の内容が管理規約と関連性があり管理規約の変更も必要となる場合には、総会の特別決議として3/4以上の賛成を得る必要があります。
まとめ
「管理規約」や「使用細則」は、コーポラティブハウスの現状に合うように改正したり、将来のトラブルを未然に防ぐために将来に備えたルールづくりをおこなっていくという側面もあります。
建物完成当時は、暗黙の了解が通じていてもお部屋の売買などで住民が入れ替わってくると、それまでの「あたりまえのルール」が通用しなくなってきます。
したがって「管理規約」や「使用細則」は常に見直していく必要がありますが、コーポラティブハウスの住まい方のルールを変更することは、そこに暮らす住民とっては、影響の大きいことです。
こうした変更は「理事会」や「専門委員会」が主体となって進めていくことになりますが、そこで大切になるのは、その検討の過程を住民に広報していくことです。
「説明会」や「アンケート」などを通して、常に住民の「意見」や「不満」などを取り入れることでみんなが納得するルールづくりが可能となります。
