【管理委託契約書】事務管理業務は何をしてるの?理事会や総会への出席や会計業務のサポート

コーポラティブハウスでの事務管理業務は理事会・総会のサポートや会計など 維持/管理

管理会社の管理委託契約書内の「事務管理業務」とは、管理会社のフロントマン(物件担当者)が管理組合の「理事会」や「総会」などに出席して管理組合をサポートする業務や「管理費」や「修繕積立金」の収納や支払いの代行、その他「決算報告書の作成」をおこなう会計業務などをおこないます。このように業務の内容が多岐に渡るため内容が非常にわかりづらい業務ですが管理会社の基幹業務ですので管理組合にとっても非常に大切な役割を担う業務です。

管理委託契約の中の「事務管理業務」の内容

「事務管理業務」は、管理会社毎の特徴や質に大きく影響を与え、管理会社が「事務管理業務」をしっかりおこなうことで管理組合の満足度は大きく上がります。

実際の仕事はフロントマンが「理事会」や「総会」に向けた資料づくりや「理事会や総会への参加」、日常的な「居住者からの問い合わせ対応」の他、「会計業務」などその業務は幅広いものになっています。
したがって点検や清掃といった他の業務とは異なり、業務内容を明確にすることが難しいといえます。

おとなしいコーポラは管理会社にとっての利益

おとなしいコーポラティブハウスは管理会社にとっての利益管理会社にとってはこの「事務管理業務」は、それに費やす業務の量によって利益を大きく左右します。例えば、あまり管理に関心のない管理組合であれば「住民からの問い合わせ」や「理事会の開催頻度」も低いため、相対的に管理会社の作業量が少なくなるため、人件費がかからない分利益が多くなります。

一方で、管理に高い関心がある管理組合の場合には、理事会の開催頻度も高くなる他、資料なども丁寧につくりこまなくてはなりません。こうした作業は人件費に跳ね返りますので管理会社にとっての利益は少なくなります。

まとめ

「事務管理業務」は前述の通り、仕事の内容が幅広いため、費用の内訳を算出するのが非常に困難な業務のひとつです。例えば「事務管理業務費」が1物件あたり2万円だとしたら管理会社がやれることが多くないのは想像ができると思います。
多少費用は高くても、きめ細やかな対応やアドバイスが欲しいということであればその労力に見合った対価が必要となります。

ですから、管理組合が支払う事務管理業務は、どの程度管理会社にサポートを求めるのかということを管理組合内で明確にした上で「事務管理費のコスト」と「管理の質」のバランスが適正であることが重要になってきます。
ここで言う「管理の質」を大きく左右するのは、日常的に住民や理事が接する機会の多いフロントマンの資質によるものが大きいため、能力の高いフロントマンが自分達のコーポラティブハウスの担当者になれば、支払う事務管理業務費もおしくはないという結果につながります。

住民が自分たちのコーポラティブハウスの担当のフロントマンを有効に活用することができて、支払っている「事務管理業務費」以上の仕事をしてもらえれば、管理会社のコストパフォーマンスは高いといった満足感につながるでしょう。仮に担当のフロントマンの業務に問題があるようでしたら管理会社に対して担当者の変更も含め対応を依頼するようにしましょう。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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