管理会社のフロントマン(担当者)と上手に付き合って管理会社の能力を大幅にアップ!する

コーポラティブハウスでは管理会社のフロントマンと上手に付き合うことが重要 維持/管理
コーポラティブハウスの管理組合が管理会社に業務を委託している場合には、管理組合の運営を適切におこなっていくためには管理会社との協力関係を構築することが必要不可欠です。管理会社といっても、ここで最も重要になるのが、実際に「住民」や「理事会」と接する機会の多い管理会社の窓口であるフロントマン(担当者)です。ですから管理組合は管理会社のフロントマンと上手に付き合うことで、毎月管理会社に支払っている管理委託費を有効に使うことができるわけです。今回は管理会社のフロントマンの「仕事の内容」と「上手な付き合い方」について考えていきます。

管理会社のフロントマン(担当者)とは

「マンション」や「コーポラティブハウス」の管理会社は管理委託契約に則り担当のフロントマンを「理事会」や「総会」に出席させます。

フロントマンは一般的に10~15物件程度の担当物件を任され「理事会」や「総会」への出席の他、日常的な住民からの問い合わせや、何か緊急事態が起こった場合にはその対応など幅広い管理業務を行います。

管理会社の評価は担当のフロントマン次第

管理会社の評価は担当のフロントマン次第コーポラティブハウス管理組合が管理会社を選ぶ際には管理会社の「規模」や「実績」「価格」などをポイントに選択したと思いますが、実際に暮らし始めてからの管理会社への評価は担当するフロントマンの能力にかかわってきます。

いくら規模の大きい管理会社であっても、担当するフロントマンの「対応が遅かったり」「不誠実である」などすれば管理会社への不満が募ります。

管理会社のフロントマンとの付き合い方

コーポラティブハウスでの管理会社のフロントマンとの付き合い方管理会社のフロントマンとの悪い付き合い方の例としてあげられるのは、フロントマンの事を「御用聞き」のように扱ったり、管理会社の変更をチラつかせて「威圧的な態度」をとったりすることです。

フロントマンも人間ですから、こういう管理組合に対してはあまり「良い仕事をしたい」とは思いませんし、あまりにも恐怖を感じるとその物件から逃げるようになってしまいます。

もちろん管理会社のフロントマンは仕事として業務を行っているわけですから、ミスがあったり対応が遅い場合には厳しく注意することも時には必要です。

しかし管理会社をパートナーとして捉え、一緒に「管理組合運営を行なっていくんだ!」という意識を管理組合が持つことで管理会社のフロントマンを「頼りになるパートナーに育てること」ができるのです。

フロントマンが管理組合に合わない場合には交代を求めよう

管理業務は「ソフト」から「ハード」まで多岐に渡るため管理会社のフロントマンに求められる能力も非常に多くあります。管理全般の知識は当然ですが「コミュニケーション能力」や「専門的な建築の知識」などが必要になってきます。

ですから未経験者がすぐに一人で業務を行うことは非常に難しいでしょう。管理会社によっては十分な研修期間もないまま物件の担当にして働きながら学ぶと言った方針をとっているケースもありますが、これでは初心者を割り当てられた管理組合にとっては迷惑な話です。

コーポラティブハウス毎に求めるフロントマン像は異なる

また管理組合ごとにフロントマンに求める人物像も変わってきます。例えば「あまり話は上手ではないけども誠実なフロントマン」が合う管理組合や、「理事会総会を盛り上げるような元気なフロントマン」を好む管理組合などそれぞれ違ってきます。

したがって管理組合から見てフロントマンが自分達のコーポラティブハウスには合わないと思えば、管理会社に対してフロントマンの交代を依頼することがお互いにとって良いことでしょう。

まとめ

コーポラティブハウスでの管理会社のフロントマンとの上手に付き合い方管理会社にもよりますが、一般的にはフロントマンは10~15物件ほどの担当物件を持って、それぞれ60世帯ほどの規模があれば、かなりの顧客対応を一人でこなすことになります。

また「理事会」「総会」は土日に開催されることも多く、また「台風」や「事故」などがあればすぐにでも現場に駆けつけることができる体制を取らなくてはなりません。

こうした過酷な雇用状況の中で、自分たちのコーポラティブハウスにフロントマンの目を向けさせるためには「脅す」のではなくて一緒に管理組合を盛り上げていこうという「姿勢」が大切になるでしょう。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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