理事会を開催しないのはダメ!コーポラらしい「楽しい理事会」を開催してはいかがですか?

コーポラティブハウスの理事会 維持/管理
共同住宅の法律である「区分所有法」では総会の開催は最低でも年に1度行うことが義務付けられていますが、理事会についての規定はありません。したがって法律上は「理事会を開催する必要はない」ということになります。それでも通常の分譲マンションであれば1~2ヶ月に1回程度理事会を開催するのが普通でしょう。一方で小規模なコーポラティブハウスの場合には「理事会はほとんど開催しないと」いったケースもありますがこれは望ましくありません。必ずしも毎月ではなくても良いので、3ヶ月に1回程度と定めた上で特段の事情がある時には適宜開催するようにしましょう。

理事会は年に一度だけ?

コーポラティブハウスの理事会の開催は面倒コーポラティブハウスが完成した当時は毎月のように理事会を開催したが、最近では「総会の直前になって年に1度だけ行なっている。」こういったケースをよく耳にします。

しかし理事会とは会社で言えば経営者の立場です。

自分たちのコーポラティブハウスをどのように運営していくか、トラブルをどのように解決していくか常に検討を続けなくてはなりません。

理事会を開催した後は議事録を配布する

理事会を開催した後は議事録を配布する理事会を開催した後は原則としては議事録を作成することが望ましいでしょう。

管理会社がいる場合には管理会社の担当者が理事会の議事録の素案を作成することが一般的ですので問題ないでしょう。

しかし自主管理の場合には、忙しい仕事の合間を縫って理事会に参加している理事が作成するのは手間がかかるので、こうしたコーポラティブハウスでは議事録を全く作成していないこともよくあります。

しかし理事会が様々な判断をしていく上で議事録を残して、こうした過程をきちんと記録していくことが大切です。後々トラブルになった時に理事会でしっかりと議論をしたという証拠となるからです。

せっかく議事録を作成したのであれば、これを住人に配布をして情報共有することも大切です。ただし居住者の個人情報につながる記載がある場合には配布は見送る必要があるでしょう。

時には和気あいあいとやろう!

コーポラならではの理事会を開催しよういつも理事会で堅苦しい話ばかりでは、理事会の開催が億劫になってしまいます。

コミュニティのしっかりしたコーポラティブハウスの利点を生かしたランチ会形式の気楽な理事会の開催も良いのではないでしょうか?

リラックスしてるからこそワイワイと前向きな意見が出てくることもあります。

まとめ

小規模なコーポラティブハウスであれば理事会の実施回数については「月に1回必ず実施しなくてはならない」などと神経質にならなくても良いでしょう。

理事が少ない分、メールで済ますなど臨機応変に話し合いを行うようにすれば良いわけですから。

しかしまったく理事会を開催しないというのも管理組合の代表として責任感が足りないと思われても仕方がありません。是非、コーポラらしい「ランチ会形式」や「屋上での開催」など楽しい理事会を開催してみてはいかがでしょうか。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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