コーポラティブハウスの管理組合で行われる理事会は、管理規約の規定で「全理事の半数以上」の出席が必要とされていることが一般的です。しかし特に小規模なコーポラティブハウスでは理事の総数が少ないので、理事のご家族など代理人の出席を認めないと理事会の開催が難しくなります。それでは理事がどうしても理事会に出席できない場合には代理人の出席が認められるのでしょうか？
理事会の開催には半数以上の出席が必要
理事会を開催するためには「全理事の半数以上」の出席が必要です。
しかし実際には理事は理事会の活動だけに専念できるわけではありませんので、やむを得ない事情で理事会に出席できないこともあります。
この場合には、ご家族などの代理人が理事会に出席することがありますが、これには管理規約で「代理人が理事会に出席することを認める」という規定が必要となります。
管理規約に「代理人」の出席を規定する
管理規約にあらかじめ「理事がやむを得ない事情で理事会を欠席する場合には代理人を出席させることができる」という文言を記載しておくことで、ご家族などの代理人の理事会への出席が認められます。
ただし、代理人の理事会への出席を認める場合には代理人の条件を定めることが望ましいでしょう。誰でも無制限に理事会に出席できるとなると管理組合と無関係の人でも参加できることになってしまいます。
理事会に出席できる「代理人」の制限の例
- 代理人は理事と同居している親族に限る
- 事前に理事長が認めた代理人に限る
- 事故などやむを得ない事情で理事が出席できない場合に限る
まとめ
コーポラティブハウスでは住民同士のつながりが深いために理事以外のご家族が理事会に出席するのが当たり前になっているケースが数多くあります。
前述の通りこのような理事会運営は、厳密に言えば管理規約違反ということになります。
理事は本人が総会で承認を受けて理事に就くことになったわけですから、ご家族であっても理事本人の代わりに活動することは認められていません。
また、理事会への出席は理事の義務であるため本人が出席するのが原則です。
とはいえ小規模のコーポラティブハウスでは代理人の出席を認めないと理事会が成立しないということになって管理組合の運営に悪影響を及ぼしかねません。
したがって代理人の理事会への出席を認めざるを得ないご事情があれば、あらかじめ管理規約に「代理人の出席を認める」条文をいれておくことが望ましいでしょう。
