【議事録作成の基本】総会・理事会の「議事録の作成・保管」は理事長の大切な仕事のひとつ

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コーポラティブハウス管理組合の「総会」では議事録の作成が義務付けられています。また「理事会」の議事録も総会の議事録と同様に作成することが必要です。こうした議事録の作成に慣れていない方は、どうしても面倒になって「議事録」の作成が伸び伸びになって組合員への配布が遅れるといったことになりがちです。「理事会・総会」の議事録は審議の内容を記録するほか、会に出席できなかった方に対しての「広報の役割」も担います。今回はこうした重要な役割を担う「総会・理事会」の議事録作成の基本事項について学んでいきたいと思います。

議事録の作成は会の議長である理事長の仕事

管理会社に業務を委託している場合には、議事録の作成は管理会社に任せていることが多いでしょう。しかし実際には議事録の作成は理事長の仕事であるため、最終チェックは理事長が行う責任があります。

総会の議事録の内容

議事録には総会が成立したことを確認するために、まず「管理組合員総数」と「議決権総数」「出席した組合員数」などを記載します。

そして議案毎の採決の結果を明確に記載します。

例えば「全員賛成」『賛成した「組合員数・議決権数」』などを記載します。

参加者からの質疑応答を全て記載する必要はありませんが、結果だけではなく要点だけでも記載することが望ましいでしょう。

議事録への捺印義務

議事録の最後には議長(理事長)と会に出席した組合員の2名が署名押印をします。

議事録の最後に署名押印をするということは虚偽の記載ではないという証になります。

したがって、管理会社の担当者が下書きを作成した場合でも必ず最終チェックを行ってから署名押印をするように心がけましょう。

議事録の関係者への閲覧の義務

管理組合の理事長には議事録を保管して関係者から請求があった場合には閲覧をさせる義務があります。従って署名押印の済んだ議事録の原本は紛失しないように理事長の責任でしっかりと保管する必要があります。

理事会の議事録について

コーポラティブハウスの理事会の議事録について理事会の議事録は、総会の議事録のルールに準じて行うことが一般的です。

したがって管理会社に業務を委託している場合は、管理会社が下書きを作成してそれを「理事長」や「議事録署名人」がチェックを行って最終版をつくり上げていきます。

自分の勤める会社などで議事録の作成に慣れている理事長などは、理事会にパソコンを持ち込んでその場で議事録の下書きをおこなうこともあります。

議事録の「配布・回覧」について

コーポラティブハウスの議事録の「配布・回覧」について完成した議事録を他の組合員に「配布・回覧」するかは管理組合毎に対応が異なります。

議事録は欠席者に対して、会の審議結果を報告するほか、決定したルールなどを広報する役割も担いますので、出来る限り配布や回覧を行った方が望ましいでしょう。

しかし例えば、理事会などで住民間のトラブルなどを審議してその内容を議事録に記載した場合には、そのまま配布しては当事者に悪影響を及ぼしかねないので、こうした場合には審議結果のみを配布するなどの配慮も必要となります。

まとめ

「総会・理事会」の議事録の作成は、理事の仕事の中でも手間がかかる仕事のひとつのため億劫に思われる方も多いでしょう。

また管理会社に業務を委託している場合には、管理会社の担当者が下書き行いますがここでは担当者の力量がそのまま現れます。「理事長が議事録を書くのか」、「管理会社の担当者が下書きを作成する」場合いずれにおいても最終的に議事録を作成する責任を負っているのは理事長ということを忘れてはいけません。

「議事録」の配布をおこなうことで「管理組合」や「理事会」が現在取り組んでいる「課題」や「検討事項」などをコーポラティブハウスの住民に広報することができます。

情報共有することで住民の無関心化を防ぐ役割を担う他、後々「そんなこと知らなかった!」と言ったトラブルを防ぐことにつながります。

また、議事録の配布が遅くなると、欠席した住民が不満を抱くことになりますので「総会・理事会」が終わってから遅くとも10日以内には配布をするように心がけましょう。

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