コーポラティブハウス管理組合の『会計』の基本は「管理費」と「修繕積立金」の分別管理

コーポラティブハウス管理組合の会計の基本 維持/管理
「マンション」や「コーポラティブハウス」などの管理組合の会計の特徴はなんといっても「管理費」と「修繕積立金」に分別されていることです。「管理費」はコーポラティブハウスの日常的な管理に使われるもので共用部分の「電気代」や「点検費用」「清掃費用」の他、管理会社に業務委託している場合には、「管理会社の支払い」などに充てられます。一方で「修繕積立金」は主に大規模修繕工事を行うために積み立てられる費用です。この2つは役割が異なるため別々に管理をしていくことで、各々費用が不足していないか、削減の余地がないか判断することが可能となります。自主管理の場合には「理事長」や「会計担当理事」が帳簿付けをおこなうことになりますが、この場合には「エクセル」などの表計算ソフトを使用して会計をおこなっていく方法が一般的でしょう。

自主管理の場合はどのように会計をする?

自主管理の場合はどのように会計をする?管理組合の会計は、会社などの経理とは違い営利目的ではないため、納税とは関係ありません。したがって法律で決まった「やり方」や「書式」等は指定されていません。

そこで、自主管理のコーポラティブハウス管理組合で悩むのがどのようなツールを使って管理を行っていくかということです。

管理組合向けの専用の会計ソフトなどもありますが、管理会社向けの「大掛かり」で「高額なもの」であったり、「無料」で配布されているものではなかなか使い勝手の良いものが見つかりません。

また、企業会計などに使われている汎用的な会計ソフトでは、「管理費」「修繕積立金」を分別できないため流用することは困難です。

一般的には「エクセル」などの表計算ソフトを用いて、それぞれの管理組合の「理事長」や「会計担当理事」が試行錯誤しながら帳簿付けをおこなっていることが多いようです。

「管理費」と「修繕積立金」を分別して会計する

「管理費」と「修繕積立金」を分別して会計する前述のように管理組合には特に決まった会計の方法はないため、住民の誰が見てもわかりやすいものであれば良いわけですが、「管理費」と「修繕積立金」は分けて管理することは基本です。

「管理費」と「修繕積立金」は管理組合の口座に一緒に入金されることから、そのまま分別せずに帳簿につけてしまうと後々「管理費」と「修繕積立金」の総額の按分が区別できなくなってしまいます。

管理組合の口座を「管理費」と「修繕積立金」に分けて2つ用意する必要はありませんが、会計上は二つを区分する必要があるということです。

その支払いは何月分?

その支払いは何月分?よくある失敗例としては、各区分所有者から「管理費」や「修繕積立金」が振り込まれてもそれが何月分に該当するのか、わからなくなることです。

管理費の滞納があった場合には督促が必要ですが、何ヶ月を滞納しているか把握できなければ督促をおこなうことが困難になってしまいます。

また、例えば管理会社への支払いについてもそれが何月分の支払いなのか、契約書などをもとにしっかりと確認をした上で、帳簿にも記載しておくことが重要です。

こうした情報は、時間が経過するほど曖昧になって、後日何年分も遡るのは非常に手間が掛かります。したがって建物が完成して管理が始まった段階で、帳簿に支払いの相手方の他、金額、何月分かを記載しておく必要があります。

こうした情報は滞納者への督促や管理会社を解約した場合などの返金額の把握などに重要な情報となります。

まとめ

コーポラティブハウスの会計のまとめコーポラティブハウスで自主管理を行っている管理組合では、会計処理が曖昧になっていることが多いようです。

「管理費」や「修繕積立金」の分別管理を行っていないことで「修繕積立金」が不足していることに気が付かないで大規模修繕工事の直前になって、住民が毎月支払う「修繕積立金」を大幅に値上げするなどの事態に陥っているコーポラティブハウスもあります。

入出金の明細をしっかりと記載していないと、後々詳細が分からなくなって過去に遡って調べる羽目になって、大変な「手間」と「労力」をかけることになりかねません。

また、残念ながら「理事長」や「会計担当理事」の『修繕積立金や管理費』の横領事件は後を絶ちませんので、多くの人が会計をチェックする仕組みをつくることも重要となります。

日常的な支出のチェックは定期的に開催する理事会でおこない、年間の会計チェックは総会で皆でおこなうなど、大勢の人が管理組合の会計をチェックできる仕組みをつくりましょう。

維持/管理
コーポラティブハウスは、集合住宅の理想的な仕組みですが「中立的な立場」で、詳しく解説している書籍やウェブサイトはほとんどありません。「コーポラティブハウスの教科書」では、一般的な分譲マンションと比較しながらコーポラティブハウスの「メリット」や「デメリット」について解説していきます。
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